Оформление машиночитаемой доверенности и постоянный сервис МЧД на лучших условиях
Принятые в 2023 году изменения в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентируют новый порядок передачи и делегирования правовых полномочий от руководителей сотрудниками и уполномоченными представителями компаний. Для подписания юридически значимых документов от имени организации, передачи информации контролирующим органам и представления интересов юридического лица требуется оформление машиночитаемой доверенности (МЧД).
Представляете юридическое лицо или ИП? Работаете с товарами, требующими обязательной маркировки? Требуется передать часть полномочий сотрудникам или третьим лицам?
Быстрый переход на МЧД является необходимым условием успешного развития вашего бизнеса!
Что такое машиночитаемая доверенность и в чем её отличие от сертификата юрлица?
Машиночитаемая доверенность, или сокращенно, МЧД – это электронный документ в формате XML, устанавливающий полномочия сотрудника организации (юридического лица или ИП) на совершение тех или иных действий от лица компании. После формирования, подобный документ направляется для последующего хранения в распределенном реестре ФНС или базу данных оператора электронного документооборота. Запрос в такой реестр или базу систем электронного документооборота позволяет установить характер полномочий лица, на которое был осуществлен выпуск МЧД и указанный доверителем (подписантом) срок их действия.
Машиночитаемая доверенность дает возможность, как наделить физическое лицо правом представлять интересы организации, подписывать имеющие юридическую силу документы, представлять информацию и совершать от ее лица иные операции, так и установить законность, состав и сроки подобных, выданных доверенному лицу полномочий, третьими лицами. Широкое распространение систем ЭДО позволяет сделать этот процесс максимально быстрым, удобным и безопасным для всех участников хозяйственной деятельности.
Таким образом, МЧД представляет собой фактическую замену ранее выпускавшихся электронных цифровых подписей сотрудников, или т.н. сертификатов юрлиц. В связи с переходом на новый стандарт, выдача таких подписей сотрудникам прекращена с 1 сентября 2023 г., однако в целях плавного перехода на новый стандарт, ЭЦП, выпущенные до сентября, можно использовать до 31 августа 2024 г.
Чем отличается машиночитаемая доверенность от ЭЦП сотрудника компании, и почему вдруг потребовалось внедрение МЧД?
В отличие от оформляемых ранее электронно-цифровых подписей сотрудников, МЧД не только устанавливает принадлежность работника к организации, но и подробно детализирует его полномочия (в произвольной текстовой форме или с помощью специального классификатора). Подобный подход позволяет минимизировать риск возникновения нежелательных правовых коллизий, в частности, выхода за пределы должностных полномочий сотрудником при подписании тех или иных документов от имени компании.
По сравнению с применявшейся ранее подписью сотрудника, МЧД предоставляет пользователям более широкие возможности. Помимо возможности оперативной проверки полномочий доверенного лица, к однозначным плюсам новой системы можно отнести упрощение работы с персоналом на аутсорсе, особенно в сфере бухгалтерской деятельности, а также очевидное снижение затрат по сравнению с традиционным нотариальным оформлением доверенности.
Ожидается, что область применения машиночитаемых доверенностей будут постоянно расширяться, о чем говорит соответствующая активность государственных органов. Все это делает МЧД важнейшим инструментом ведения бизнеса и взаимодействия с контролирующими органами уже в самое ближайшее время.
Как создать МЧД и начать работу с машиночитаемыми доверенностями?
Для корректной работы с МЧД необходимо:
- Получить личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) для каждого физического лица (сотрудника), которому планируется доверить те или иные полномочия по представлению интересов организации. Получить КЭП физлица без предварительной записи и посещения налоговой службы, можно в нашей компании.
- Сформировать МЧД (электронный файл XML) c указанием набора полномочий доверенного лица, срока их действия, и срока действия полномочий доверенного лица, и прочими реквизитами (Ф.И.О., СНИЛС, и др.) с помощью классификатора или в произвольной текстовой форме.
- Подписать файл МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя, после чего электронной доверенности присваивается уникальный номер, и она отправляется на хранение в информационную систему, доступ третьих лиц к которой и позволяет обеспечить проверку её валидности.
Затем, сотрудник, подписав тот или иной документ собственной КЭП, прикрепляет к нему файл доверенности и отправляет его нужному контрагенту. В случае если МЧД сформирована в сторонней системе, передающей информацию в общую базу доверенностей, можно указать только номер, все остальное (проверка необходимых данных, получение информации о полномочиях, и пр.), произойдет автоматически.
В целом, ответственность за указание и соблюдение полномочий лежит на каждой из сторон правоотношений. Поэтому создание машиночитаемой доверенности, теоретически, можно осуществить и с помощью обычного ПК, не подключенного ни к какой информационной системе. Однако содержимое получившегося файла должно строго соответствовать требованиям к составу доверенностей, прописанным в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 875, и лишь в этом случае, он может быть отправлен и корректно принят вместе с подписанными КЭП сотрудника документами в любой устраивающей стороны форме.
В силу трудоемкости подобного подхода, особенно в ситуации, когда необходимо постоянно выпускать, передоверять или отменять десятки подобных доверенностей, более удобно использовать специальный сервис МЧД на основе встроенных модулей систем ЭДО, позволяющих организовать весь процесс работы в оптимальном для пользователя режиме.
В каких случаях вашему бизнесу потребуется оформление МЧД?
Для юридического лица или ИП, состоящего из одного человека, который самостоятельно выполняете все связанные с бизнесом действия и операции, МЧД как инструмент, будет явно излишним.
Однако, если Вы:
- Делегируете часть полномочий для подписания контрактов, договоров и иных юридически обязывающих документов наемным сотрудникам или сторонним представителям;
- Не собираетесь лично сдавать (отправлять) бухгалтерскую и иную отчетность в ФНС, СФР, Росстат и другие контролирующие организации;
- Не планируете лично участвовать в электронных торгах;
- Привлекаете сторонних представителей для выполнения работ или услуг от лица вашей организации;
- Привлекаете наемных сотрудников для передачи информации в системы обязательной маркировки товаров (ЕГАИС, «Честный Знак», и др.).
Во всех подобных случаях необходимо оформить машиночитаемую доверенность!
Применение МЧД
Использование машиночитаемых доверенностей только набирает свои обороты. На фоне постоянного изменения законодательной и технологической базы, многие аспекты применения этого инструмента понятны далеко не всем. Мы подготовили небольшой список вопросов и ответов, которые помогут вам сориентироваться при использовании МЧД в практической деятельности.
Ответы на основные вопросы
Отправить доверенность деловому партнеру или контрагенту можно как при помощи обычной электронной почты, так и с использованием системы электронного документооборота, например, Контур.Диадок.
Для отзыва машиночитаемой доверенности необходимо направить соответствующее заявление в хранящую её информационную систему. Формат заявления определяется каждым хранилищем самостоятельно.
Несмотря на то, что марте 2023 г. ФНС опубликовала универсальный формат МЧД, поддерживаемый большинством организаций, некоторые структуры и торговые площадки требуют регистрации доверенностей исключительно на своих порталах. Наши эксперты всегда готовы подробно разъяснить текущую ситуацию с этим вопросом.
Для проверки документа на портале ФНС необходимо отправить соответствующий запрос, включающий в себя идентификатор машиночитаемой доверенности (GUID), а также ИНН доверителя и представителя. Аналогичная проверка может быть выполнена и в системах ЭДО, интегрированных с распределенным реестром налоговой службы.
Подписать доверенность собственной КЭП можно с использованием специального программного сервиса (КриптоАрм). В системах ЭДО, подписание МЧД, как правило, уже автоматически интегрировано в саму систему.
Передоверить МЧД можно в личном кабинете соответствующего сервиса машиночитаемых доверенностей (например, Контур.Доверенность). В случае если полномочия в документе представлены в обычной произвольной текстовой форме, а не в формате классификатора, вам может потребоваться помощь нотариуса.
Учитывая новизну данного инструмента и большое кол-во нюансов, связанных с его использованием, перед началом работы мы рекомендуем получить предварительную консультацию от специализированной IT-компании.
Эксперты нашей компании всегда готовы подробно проконсультировать по любым аспектам создания МЧД и использования машиночитаемых доверенностей в повседневной деловой практике!
Почему оформлением МЧД стоит заняться уже сейчас?
На фоне развития современных систем ЭДО, уже разрабатывающих свои собственные модули и индивидуальные API-решения для эффективного использования МЧД, ускоренный переход на новую систему становится не просто необходимостью, но превращается в важное конкурентное преимущество, позволяя упростить и обезопасить процесс делегирования полномочий в компании в целом.
Успешный переход на машиночитаемые доверенности требует от бизнеса серьезной подготовительной работы. Необходимо тщательно изучить текущую правовую базу, обеспечить решение множества организационно-правовых вопросов, обучить сотрудников, подготовить технические решения и подобрать подходящий сервис для выпуска МЧД.
Удобная работа с МЧД с использованием сервиса «Контур.Доверенность»
Являясь аккредитованной IT-компанией и официальным представителем Удостоверяющего Центра СКБ «Контур» и ДУЦ «Аналитические системы», мы накопили серьезный опыт в интеграции стандартов МЧД для самых разных организаций.
Выпустить машиночитаемую доверенность на отдельного сотрудника? Сделать МЧД для торгов или ЕГАИС? Или подключить постоянный сервис МЧД для эффективной работы в ЭДО?
Сервис «Контур.Доверенность» обеспечит успешное решение всех этих задач по лучшей цене!
Выберите интересующий вас тариф в зависимости от количества сотрудников, подписывающих документы от имени компании
3 МЧД
2 500 ₽(833 ₽ одна МЧД)
5 МЧД
3 500 ₽(700 ₽ одна МЧД)
10 МЧД
6 000 ₽(600 ₽ одна МЧД)
25 МЧД
14 000 ₽(560 ₽ одна МЧД)
50 МЧД
24 000 ₽(480 ₽ одна МЧД)
75 МЧД
32 000 ₽(430 ₽ одна МЧД)
100 МЧД
37 000 ₽(370 ₽ одна МЧД)
Безлимит
45 000 ₽Нужна дополнительная информация?
Оставьте свою заявку и наш менеджер оперативно подберет подходящее вам решение!
