Цифровизация экономического пространства формирует новые вызовы для вашего бизнеса. Справиться с растущим информационным потоком на фоне ужесточения госрегулирования поможет электронная система документооборота (ЭДО).
Хотите сократить время работы с документами на 50-75%? Обеспечить мощный рост производительности труда? Кардинально снизить затраты на офис и МБП? Стать партнером крупных корпораций и открыть новые перспективы для своей компании?
Пришло время подключиться к ЭДО и добиться своих целей!
Цифровой обмен документами для крупного и среднего бизнеса?
Подключить ЭДО для ИП и самозанятых?
Электронный документооборот с контролирующими органами?
Интеграция с бухгалтерскими или складскими программами?
Что важно знать про электронные системы документооборота в России?
Первая программа для электронного документооборота появилась еще в советское время для обеспечения эффективного обмена документами органов ЦК КПСС и Аппарата Президента СССР. Программные продукты для частных организаций стали разрабатываться примерно с начала 1990-х.
В 2000-х годах на российский рынок стали приходить такие зарубежные производители как IBM или Documentum, а среди небольших компаний и физлиц широко распространились такие облачные решения, как «Google Docs», «SpiderOak» или «DropBox».
В чем различие между понятиями «система электронного документооборота» (СЭД) и «электронный документооборот» (ЭДО)?
ЭДО – это процесс обмена электронными документами между внутренними и внешними контрагентами компании, осуществляемый аккредитованной Минцифры РФ организацией (оператором ЭДО). В то время как СЭД – это система, обеспечивающее реализацию этого процесса. На практике эти понятия, в зависимости от контекста, часто считают взаимозаменяемыми, либо обозначающими и процесс передачи документов, и используемое для него программное обеспечение одновременно. Используется и такой гибридный термин, как «система эдо».
Не отставали от них и российские разработчики. Отечественные программы для электронного документооборота, как «Контур.Диадок», «ДЕЛО», «1С Документооборот» стали популярными за счет интеграции с бухгалтерскими и управленческими продуктами от таких компаний, как «1С» или «Парус».
Важной особенностью российских разработок является учет ими особенностей отечественного делопроизводства и широкие возможности для работы, как с обычными, так и с юридическими значимыми документами (договора, отчетность, первичная документация и др.).
В результате, к началу этого десятилетия, примерно 30% всех российских предприятий использовали ЭДО, и их число продолжает постоянно расти. Ведь в наше время цифровой документооборот является не просто инструментом, но самой основой для успешного ведения бизнеса.
Какие задачи можно решить с помощью программ для электронного документооборота?
Современная система ЭДО – это комплексное программное решение (интерфейс) для администрирования информационно-управленческих потоков компании посредством безбумажного обмена документами в режиме онлайн в трех основных направлениях:
Внутренний электронный документооборот. Этот вид обмена документацией обслуживает информационные потоки внутри предприятия и обеспечивает движение и совместную работу над такими документами, как внутренние распоряжения, инструкции, должностные регламенты, приказы, аналитические записки, заявления, и др. Использование программы для ЭДО поможет:
- Создавать, редактировать и согласовывать документы в нужном формате с помощью встроенных шаблонов;
- Рассылать оповещения, служебные записки и напоминания сотрудникам, и устанавливать для них задания;
- Повысить информационную безопасность и исключить утечку информации посредством разграничения прав доступа;
- Визировать или подписывать документы при помощи простой (неквалифицированной) электронной подписи.
- Исключить бумажную волокиту, мгновенно находя нужный документ с офисного ПК или мобильного устройства.
Внешний электронный документооборот. Такое ЭДО обеспечивает внешние коммуникации компании с бизнес-партнерами, поставщиками или клиентами. Его внедрение позволит:
- Удаленно согласовывать и подписывать с контрагентами юридически значимые документы при помощи электронной подписи;
- Обмениваться с поставщиками и заказчиками любым объемом сопроводительных документов;
- Проводить любые сверки взаиморасчетов в автоматическом режиме. Обеспечить сохранение коммерческой тайны за счет криптографической защиты и двухфакторной аутентификации;
- Исключить потерю или невозможность вручения важных документов;
- Многократно ускорить работу с контрагентами.
Цифровой обмен документацией с государственными контролирующими организациями. Этот вид обмена документами обеспечивает отправку информации в такие органы госрегулирования, как налоговая служба, Социальным фонд (бывшие ПФР и ФСС), Росстат, в ряде случаев, требующих исключительно электронной подачи отчетности.
Подключение к системе ЭДО позволит:
Какие преимущества даст подключение к системе ЭДО вашей компании?
Если Вы представляете крупное или среднее предприятие с территориально распределенными филиалами, пересылать и дублировать бумажные документы весьма затратно. Одна отправка конвертом по почте стоит примерно 25-30 руб., а передача через безбумажный документооборот – от 6 руб. Установив программу для ЭДО, ваша компания сможет сократить материальные затраты примерно на 20%!
Насколько быстро окупятся наши инвестиции в систему СЭД?
Одна отправка конвертом по почте стоит примерно 25-30 руб., а передача документа через ЭДО – от 6 руб. По оценке специалистов ООО «Бизнес ТелеСистемы», окупаемость таких инвестиций может составить от 2-3-х месяцев до 2-3 лет, в зависимости от размеров предприятия и масштабов имеющихся информационных потоков.
Однако для небольших компаний, подключение СЭД зачастую кажется не столь важным моментом. Ведь большую часть связанных с документацией вопросов можно решать и с помощью бесплатного облачного документооборота (Google Docs и пр.). Сдавать бухгалтерскую отчетность в ФНС при помощи сервисов вашего банка и общаться с контрагентами по электронной почте кажется не самым плохим вариантом.
Для небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей установка системы ЭДО позволяет заниматься стратегическими вопросами развития бизнеса, а не тонуть в рутине офисной неразберихи. Немаловажным аспектом здесь является и вопрос взаимодействия с более крупными компаниями, которые, с учетом необходимости работать с тысячами контрагентов, попросту не станут работать с компанией, ведущей дела в архаичной бумажной форме. Парадокс, но именно это и открывает новые возможности для вас и вашего бизнеса!
Какую программу для электронного документооборота стоит выбрать для моего бизнеса?
Исходя из многолетнего опыта работы, специалисты нашей компании рекомендуют быстрый и надежный вариант перехода на цифровую документацию с использованием программы «Контур.Диадок».
Это приложение обладает всеми необходимыми для крупных и небольших компаний опциями, а умеренная стоимость, возможность интеграции с распространенными бухгалтерскими программами и роуминг ЭДО делают его отличным вариантом для любой организации.
Узнайте больше о возможностях «Контур.Диадок» и выберите оптимальный тарифный план с учетом потребностей вашей компании!
Преимущества установки программы для ЭДО в нашей компании
Вот уже более 15 лет мы занимаемся внедрением облачных сервисов (SAAS) и систем безбумажного документооборота для крупных, средних и малых предприятий по всей России.
Как аккредитованная IT-организация и официальный сервисный центр компании СКБ «Контур», мы не только подключаем к сервисам безбумажного обмена документами, но и осуществляем оперативный выпуск электронной цифровой подписи (ЭЦП) в полном соответствии с требованиями российского законодательства.
Необходима программа электронного документооборота? Хотите подключиться к ЭДО по привлекательным тарифам? Получить полный комплекс технической поддержки по выбранному вами решению?
Отправьте заявку прямо сейчас, задайте любые вопросы нашим экспертам и получите месяц бесплатного тестирования возможностей Контур Диадок для вашей компании!