Программа ЭДО для обмена электронными документами с сотрудниками, поставщиками и клиентами

Что важно знать про электронные системы документооборота в России?

Первая такая система родилась еще в советское время, в середине 80-х годов, для решения обеспечения эффективного обмена документами для органов ЦК КПСС и Аппарата Президента СССР. Программные же продукты для подобной автоматизации для частных организаций начали появляться примерно в начале 1990-х.

В 2000-х годах на российский рынок стали приходить и зарубежные производители электронных систем документооборота, как IBM или Documentum. Среди небольших компаний и физических лиц получили широкое распространение и такие облачные решения, как «Google Docs», «SpiderOak» или «DropBox».

В чем различие между понятиями «система электронного документооборота» (СЭД) и «электронный документооборот» (ЭДО)?

ЭДО – это процесс обмена электронными документами между внутренними и внешними контрагентами компании, осуществляемый аккредитованной Минцифры РФ организацией (оператором ЭДО). В то время как СЭД – это система, обеспечивающее реализацию этого процесса. На практике эти понятия, в зависимости от контекста, часто считают взаимозаменяемыми, либо обозначающими и процесс передачи документов, и используемое для него программное обеспечение одновременно. Используется и такой гибридный термин, как «система эдо».

Не отставали от них и российские разработчики. Отечественные программы ЭДО, как «Контур.Диадок», «ДЕЛО», «1С Документооборот» нашли своего пользователя и стали пользоваться большой популярностью за счет возможности интеграции с уже имеющимися на российском рынке бухгалтерскими и управленческими продуктами от таких компаний, как «1С» или «Парус».

В чем заключаются основные особенности российских систем для обмена электронными документами?

Важной особенностью российских программ ЭДО является учет ими всех нюансов отечественного делопроизводства, исторически имеющего выраженную иерархическую структуру, а также возможность работы как с обычными, так и с юридическими значимыми документами (договора, отчетность, первичная документация и др.)

Взятый в конце 2000-х годов и активно поддерживаемый правительством РФ курс на цифровую экономику привел к быстрому распространению этих инноваций среди российских юридических лиц и госучреждений. Уже к 2014 году, свыше 50% крупных и средних российских компаний внедрили те или иные цифровые системы для обмена информацией между организациями.

К 2020 году, примерно 30% всех российских предприятий использовали СЭД, и их число продолжает расти, ведь уже сейчас, цифровые системы обмена документами – это не просто софт для оптимизации процессов делопроизводства, а полноценный и перспективный инструмент ведения бизнеса.

Какие задачи можно решить с помощью электронных систем документооборота сегодня?

Современная система электронного документооборота – это комплексное программное решение (интерфейс) для администрирования информационно-управленческих потоков компании посредством безбумажного обмена документами в режиме онлайн в трех основных направлениях:

Внутренний электронный документооборот. Этот вид обмена документацией обслуживает информационные потоки внутри предприятия и обеспечивает совместную работу и движение таких документов, как внутренние распоряжения и инструкции, должностные регламенты, приказы, аналитические записки, меморандумы, или заявления по установленным в компании нормативам делопроизводства. Программа для электронного документооборота поможет:

• Создавать, редактировать и согласовывать документы в нужном формате с использованием необходимых вам шаблонов по принципу однократной регистрации, исключающей переименование или некорректное заполнение документа.
• Рассылать оповещения, служебные записки, напоминания сотрудникам, находящимся в удаленных офисах, устанавливать для них задания, полностью контролируя процесс передвижения документа и работы с ним.
• Повысить информационную безопасность и исключить утечку информации, четко разграничивая права доступа и передавая документы по защищенным маршрутам связи оператора ЭДО.
• Визировать или подписывать документы при помощи простой (неквалифицированной) электронной подписи.
• Полностью исключить бумажную волокиту, находя нужный документ в облачном архиве с офисного компьютера или мобильного устройства за доли секунды.

Внешний электронный документооборот. Оборот документов этого типа обеспечивает внешние коммуникации вашей компании с бизнес-партнерами, поставщиками или клиентами. Успешное внедрение ЭДО позволит:

• Удаленно согласовывать и подписывать с контрагентами юридически значимые документы при помощи простой или квалифицированной цифровой подписи.
• Мгновенно обмениваться с поставщиками и заказчиками любым объемом сопроводительных документов (счета-фактуры, транспортные накладные, акты выполненных работ, путевые листы, УПД, и пр.).
• Проводить любые сверки взаиморасчетов в автоматическом режиме.
• Обеспечить сохранение коммерческой тайны за счет мощной криптографической защиты и двухфакторной аутентификации в системе ЭДО.
• Полностью исключить потерю или невозможность вручения важных документов и многократно ускорить работу с контрагентами.

Цифровой обмен документацией с государственными контролирующими организациями. Этот вид обмена документацией обеспечивает отправку информации в такие органы госрегулирования, как налоговая служба, Социальным фонд (бывшие ПФР и ФСС), статистическим ведомством и др. 

Важно отметить, что в целом ряде случаев, цифровая форма подачи документов является обязательной, например, при сдаче годовой бухгалтерской отчетности. Подключение к системе ЭДО позволит:

Подавать вовремя необходимую бухгалтерскую отчетность в ФНС

Дистанционно отчитываться перед Социальным фондом, Росстатом и другими организациями

Работать с товарами, требующими обязательной маркировки (системы «ЕГАИС», «Честный Знак»).

Участвовать в государственных закупках, аукционах и электронных торгах.

Эффективно взаимодействовать с органами государственной власти РФ

Нужна ли электронная система документооборота именно вашей компании?

Если Вы представляете крупное или среднее предприятие с множеством территориально удаленных филиалов, то такая система, безусловно, нужна. Ведь дублировать юридически значимые документы на бумаге становится уже не нужно. А значит, нет необходимости содержать и  громоздкие бумажные архивы, так как все документы будут надежно сохранены на федеральных серверах операторов ЭДО.

Принимая решение внедрить ЭДО, ваша компания сможет сократить материальные затраты примерно на 20%!

Насколько быстро окупятся наши инвестиции в систему СЭД?

Одна отправка конвертом по почте стоит примерно 25-30 руб., а передача документа через ЭДО – от 6 руб. По оценке специалистов ООО «Бизнес ТелеСистемы», окупаемость таких инвестиций может составить от 2-3-х месяцев до 2-3 лет, в зависимости от размеров предприятия и масштабов имеющихся информационных потоков.

Однако для небольших компаний, подключение СЭД зачастую кажется не столь важным моментом. Ведь большую часть связанных с документацией вопросов можно решать и с помощью бесплатного облачного документооборота (Google Docs и пр.). Сдавать бухгалтерскую отчетность в ФНС при помощи сервисов вашего банка и общаться с контрагентами по электронной почте кажется не самым плохим вариантом.

Попробуйте взглянуть на это с позиций долгосрочной деловой перспективы. Ведь большинство крупных и средних бизнесов когда-то были небольшими предприятиями. Однако все они нашли в себе силы задействовать важнейший ресурс для развития, используя все преимущества цифрового обмена документами. Этот ресурс – время, эффективное использование которого и позволяет заниматься стратегическими вопросами развития бизнеса, а не тонуть в рутине офисной неразберихи.

Поэтому ни одно из таких предприятий попросту не будет работать с компанией, ведущей дела в архаичной бумажной форме, ведь кол-во контрагентов у таких организаций насчитывает десятки тысяч, что и обуславливает столь жесткие требования к потенциальным деловым партнерам. И именно эта ситуация и открывает новые возможности и для вашего бизнеса.

Хотите включиться в национальные цепочки формирования прибавочной стоимости и стать поставщиком крупнейших российских компаний? 

Участвовать в тендерах и аукционах, победа в которых обеспечит вашу компанию заказами на годы вперед?  

Начать эффективную работу с маркетплейсами и вывести сбыт своей продукции на федеральный уровень?

Какую из электронных систем документооборота стоит выбрать для моего бизнеса?

Компания «Бизнес ТелеСистемы», исходя из многолетнего опыта работы с отечественными программами ЭДО, предлагает быстрый и надежный вариант перехода на цифровой документооборот с использованием СЭД «Контур.Диадок».

Это программное решение обладает всеми необходимыми для крупных и небольших компаний опциями, а относительно невысокая стоимость, возможность интеграции с распространенными бухгалтерскими и управленческими программами и роуминг ЭДО делают его отличным вариантом для любой организации.

Узнайте больше о возможностях СЭД «Контур.Диадок» и подключите ЭДО для бизнеса с учетом всех потребностей Вашей компании!

Узнать больше

Преимущества установки программы электронного документооборота от компании «Бизнес ТелеСистемы»

Вот уже более 15 лет компания «Бизнес ТелеСистемы» занимается внедрением облачных сервисов (SAAS) и систем безбумажного документооборота для крупных, средних и малых предприятий по всей России.

Как аккредитованная IT-организация и официальный сервисный центр компании СКБ «Контур», мы не только подключаем к сервисам безбумажного обмена документами, но и осуществляем оперативный выпуск электронной цифровой подписи (ЭЦП) в полном соответствии с требованиями российского законодательства.

Необходима программа электронного документооборота? Базовое, индивидуальное или комбинированное решение по привлекательным тарифам? Плюс, полный комплекс услуг по технической поддержке выбранного вами решения?