Как хранить документы в системе ЭДО

Система ЭДО в Диадоке автоматически сохраняет все документы. Вы сможете найти любой из них независимо от даты создания или получения.

Надежное хранение документов

Диадок гарантирует полную безопасность вашей документации. Сервера Контура располагаются в SAFEDATA – одном из самых крупных дата-центров в РФ. Копии каждого документа распределяются между разными серверами, что исключает потерю или повреждение данных. Независимый аудитор АО НИП «Информзащита» выдал Контуру свидетельство, подтверждающее высокую степень защищенности информации в Диадоке (ранее сертификаты были выданы в 2014 и 2017 годах).

Сертификат АО НИП «Информзащита» своих данных

Период хранения документов

Хранение документов организацией закреплено в законодательстве. Согласно статье 29 402-ФЗ срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

Если вы являетесь пользователем ЭДО в Диадоке, то можете не беспокоиться о сохранности ваших документов. Данные хранятся на наших серверах не менее 5 лет с момента прекращения действия договора. Вы можете искать, скачивать и просматривать нужные файлы даже при завершении использования Диадока.

Поиск документов в архиве

Быстрый доступ к электронным документам

Электронные документы удобны тем, что их можно найти в любой момент. В Диадоке есть поиск, благодаря которому и соответствующим фильтрам вы быстро найдете требуемые документы. Скачать реестр можно в формате xlsx.

Быстрый поиск документов

Хранение документов в Диадоке на примере

Для формирования локального электронного архива на вашем ПК или сервере вы можете воспользоваться дополнительными функциями системы. Вы можете сами настроить структуру папок с учетом особенностей документооборота вашей организации. Документы распределяются по папкам автоматически. Такая система позволяет быстро искать документы по требованию ФНС, упростит ведение архива и будет поддерживать в нем порядок без вашего участия.

Пример структурированного архива

Преимущества электронного архива

• Сокращение затрат. Вы значительно экономите на бумаге, канцелярских принадлежностях и оборудовании, освобождаете занимаемую бумажным архивом площадь помещений, а также при самостоятельном ведении сможете отказаться от услуг аутсорсинга архива.
• Экономия времени сотрудников. Электронные документы не нужно описывать и сшивать, передавать в архив и утилизировать. При использовании ЭДО вы освободите время сотрудников для решения более важных задач.
• Сохранность документов. При ЭДО документы не теряют вид, в отличие от бумажных. Также исключены проблемы с поиском документов.
• Хранение безопаснее, чем на диске. При хранении данных на физических носителях необходима регулярная проверка их функциональности и состояния. При быстром развитии сферы информационных технологий физические носители быстро утрачивают свою актуальность и изнашиваются, при хранении в облаке подобные проблемы не возникают.