Замена фискального накопителя

В каждой торговой организации регулярно наступает время замены фискальных накопителей: срок их действия ограничен и составляет, в зависимости от модели, 13-36 месяцев. Если срок действия устройства подходит к концу, либо его память почти заполнена, то скоро вам понадобится приобрести новый накопитель и заменить им старый. Поэтому наша экспертная статья посвящена особенностям выбора нового устройства и правилам смены.

Как определить, что нужно менять ФН

Кассовое оборудование запрограммировано напоминать пользователю о том, что фискальный накопитель скоро перестанет работать. Как правило, за четыре недели до этого в отчете «О закрытии смены» можно увидеть пометку о том, что ФН вскоре исчерпает свой ресурс. Эта формулировка может выглядеть как «Память заполнена», «Осталось менее одного процента памяти», «Ресурс – меньше 30-ти суток». Обязательно обращайте внимание на эти строчки, поскольку, если вы пропустите этот момент, то устройство заблокируется. Тогда касса не сможет печатать чеки, и вместо них вы будете получать уведомления в виде ошибок 215, 219 или 234. Как только вы обнаружите вышеуказанное сообщение об истечении ресурса накопителя, то в течение ближайшего месяца сформируйте отчет о его ликвидации и займитесь процессом переустановки.

Для замены фискального накопителя убедитесь в правильности выбора срока его использования

Срок действия для вас согласно закону

Сроки действия прибора устанавливаются Федеральным законом, и на сегодняшний день они составляют 13, 15 либо 36 месяцев. По закону, он должен прослужить не менее указанного срока. Однако, если вы вправе использовать его на протяжении определенного срока, то вам не запрещено выбирать изделия с более длительным действием.

Выбор ФН осуществляется на основании того, какая у вас система налогообложения и как вы работаете. По государственному закону номер 54 предприниматель или организация сами выбирают, на сколько месяцев покупать накопитель, когда они работают по общей системе налогообложения. У предпринимателей и организаций, использующих другие системы, есть ограничения по временному сроку.

На 13 или 15 месяцев модель имеют право выбирать торговцы подакцизной продукцией. На 36 месяцев модель предназначена для ИП и юрлиц, оказывающих услуги, а также работающих на упрощенной системе, при едином сельскохозяйственном налоге и едином налоге на вмененный доход. Есть также случаи, когда оказывающие услуги предприниматели и юрлица могут выбрать ФН на 13 либо 15 месяцев. Это те, кто является платежным агентом либо субагентом, работает сезонно либо в месте, далеком от интернет-сети, а также лица, совмещающие специальный режим с ОСНО.

Как правильно подобрать накопитель

Кроме временного срока при выборе устройства важно учесть несколько других аспектов, о каждом из них расскажем подробно для более глубокого понимания правильного выбора.

Ограничения по сроку службы

К устройству прилагается паспорт, в котором изготовитель обозначает длительность работы и возможные причины ее уменьшения. К примеру, есть отдельные пункты в паспортах ФН-1 и ФН-1.1 о том, что модель, рассчитанная на 36 с половиной месяцев, будет функционировать только 13 с половиной месяцев, если поставить онлайн-кассу на автономный режим (она не будет отправлять информацию в налоговую службу по каналам оператора фискальных данных) либо в случае торговли подакцизной продукцией. Обязательно обращайте внимание на уточнения насчет срока службы, которые производитель перечисляет в паспорте.

Расчет необходимого срока по объему памяти

ФН15, и ФН36 имеют идентичный объем памяти, поэтому стоит рационально подходить к выбору устройства по количеству месяцев, в течение которых оно годно. Например, когда транзакций очень много, то 36-месячный может заполниться ранее положенного срока – лучше приобретать на 13 месяцев и чаще менять. Это пример для тех, у кого нет ограничений по выбору устройства с точки зрения срока службы.

Сложности при спецрежиме

Те, кто работает на спецрежиме, вероятно, помнят ситуацию 2017 года, когда в продаже не хватило накопителей на 36 месяцев. Тогда ФНС разрешила плательщикам при ЕНВД, ЕСХН, УСН и владельцам патентов покупать устройства со сроком службы 13 месяцев без применения штрафных санкций к тем, кому их использовать было запрещено. Тогда было опубликовано официальное письмо от 23 мая, в котором говорилось о том, что санкций в виде административной ответственности за это не будет.

Но тем, кто рискует оказаться в подобном положении сейчас, стоит быть внимательными, поскольку в феврале 2018 года вышло новое письмо, в котором ФНС сообщила о достаточном объеме единиц накопительных моделей на 36 месяцев, поэтому при использовании других перечисленным предпринимателям и юрлицам грозит штраф в размере от 1500 до 10000 руб. Напоминаем, что 36-месячные накопители обязаны использовать оказывающие услуги индивидуальные предприниматели на патентной системе налогообложения, а также юрлица и предприниматели на ЕНВД, УСН или ЕСХН. Исключения составляют случаи, которые перечислены федеральном законе под номером 56 (в шестом пункте статьи 4.1).

Поэтому на сегодняшний день не стоит рассчитывать на повторение дефицита и полагаться на первое письмо налоговой службы. А лучше – приобрести подходящий фискальный накопитель заблаговременно. Хотя власти и сообщают о большом запасе устройств, лучше подстраховаться, потому что летом этого года большое количество пользователей онлайн-касс в одно время снова начнут массово менять накопители. Тем более, что прямо сейчас можно заказывать устройства с любым сроком длительности службы.

Перед этим лучше свериться с указаниями о том, какие модели лучше подходят при том или ином виде деятельности и системе налогообложения. Либо обратиться к нашим специалистам, которые подскажут наилучшее решение.

Подобрать подходящий фискальный накопитель вам помогут специалисты нашего сервисного центра

Замена ФН по шагам:

Используйте пошаговую инструкцию для правильной замены ФН, которую подготовили наши специалисты. Тогда вы легко справитесь с этой задачей и продолжите эффективную работу без задержек и штрафных санкций.

1. Выберите и закажите подходящую модель фискального накопителя для установки вместо отслужившего свой срок.
2. Создайте два отчета. Первый – о закрытии смены, после чего просмотрите – нет ли в поле непереданных ФД каких-либо записей. Второй – о закрытии непосредственно накопителя (оператор в ответ пришлет подтверждение о его получении).
3. Прочтите в договоре с продавцом кассы о том, допускается ли самостоятельное вскрытие оборудования без потери гарантийного срока. Если это не запрещается, откройте крышку и извлеките старый накопитель. Вместо него поместите в корпус новый.
4. Руководствуясь инструкцией к аппарату ККТ, создайте отчет о том, что изменены параметры фискализации. Внесите в него информацию об операторе из договорных документов с ним: адрес сайта для ваших покупателей, чтобы они могли проверять чеки, название, ИНН, данные порта и сервера.
5. При замене ФН рекомендуется заодно обновить ПО и перепрошить ККТ для корректной интеграции с форматом фискальных данных. Чтобы это сделать, перейдите на сайт изготовителя кассы и скачайте актуальные обновления. Перерегистрация ККТ на сайте ФНС завершает процесс переустановки накопителя.

Прежний фискальный накопитель вы обязуетесь хранить в закрытом месте, защищенном от несанкционированного использования посторонними лицами в течение пяти лет (согласно федеральному закону под номером 54, пятая статья, второй пункт). Рекомендуется поместить его в сейф и сохранять в течение положенного срока.

О форматах фискальных документов

Формат фискальных документов под номером 1.0 с конца 2018 года считается устаревшим согласно приказу налоговой службы, датированному 21 марта 2017 года. Поэтому с этого года применяйте для формирования документов только форматы 1.05 либо 1.1. Используя актуальные форматы и вовремя обновленные программы, вы защищаете себя от неполадок в работе фискальной аппаратуры и последующих административных наказаний.

Если у вас возникнут сложности с заменой фискального накопителя на любом этапе процесса, наши специалисты окажут своевременную помощь. Закажите первичную консультацию, это бесплатно. Мы можем выполнить все задачи, связанные с правильной переустановкой и настройкой вашего кассового оборудования.