Рекомендации по подготовке отчета в ФСС в 2015 году

Общая информация по подготовке и подаче отчета в ФСС

Организация в обязательном порядке предоставляет подготовленный отчет по наемным сотрудникам в ФСС, заполненный по форме 4-ФСС. Если количество сотрудников менее 25 человек, то выбор формы представления отчетности остается за организацией (бумажная или электронная).

Титульный лист бумажной версии формы 4-ФСС

С 2015 года большинство юридических лиц (число сотрудников более 25 человек) отчет в ФСС обязаны сдавать только в электронном виде. В этом случае руководству организации требуется заранее провести следующие подготовительные операции:

• Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), которым должны быть подписаны электронные формы отчетов.
• На компьютере, который используется для отправки электронного отчета, должны быть установлены сертификаты ФСС.

Новые правила заполнения отчетов ФСС в 2015 г.

Электронный отчет в ФСС считается отправленным и доставленным в полном объеме, если отправителем получен положительный протокол передачи отчетности.

С 2015 года юридическим лицам увеличили сроки подачи формы 4-ФСС как для электронной, так и для бумажной формы.

Подготовив отчет в ФСС в 2015, и рассчитав величину взносов, бухгалтеру организации необходимо помнить, что теперь итоговую сумму не округляем как раньше, а перечисляем сумму в рублях и копейках.

Начиная с января 2015 года, при заполнении формы 4-ФСС государством увеличен лимит заработной платы по взносам (теперь он составляет 670 тыс. руб.) для применения ставки 2,9 %. При превышении указанной суммы взносы в ФСС не производятся.

Специфика подготовки формы отчетности

Заполненные отчеты по форме 4-ФСС должны предоставляться организацией в фонд по окончании каждого отчетного периода (1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год). Обязательными для заполнения для всех категорий налогоплательщиков является титульный лист формы 4-ФСС и таблицы 1, 3, 6, 7 и 10 Расчета. Оставшиеся таблицы формы заполняются в том случае, если организация обладает показаниями для их заполнения. Если при заполнении обязательных таблиц у организации отсутствуют необходимые сведения по строкам или столбцам, то в эти поля проставляются прочерки.

Если законодательство предоставляет налогоплательщику льготы при уплате социальных взносов, то на титульном листе формы указывается специальный шифр, отражающий льготный статус плательщика, заполняется таблица 4.3, которая подтверждает требуемый уровень дохода.

Характерные ошибки при подготовке электронных отчетов ФСС

Большинство рекомендаций о подготовке ФСС отчетов для бухгалтеров организации в первую очередь обращают внимание на логические ошибки при заполнении электронной версии отчета. Данные ошибки встречаются наиболее массово и связаны с нарушением контрольного соотношения, правила расчета и параметры которого указаны в приказе № 202 ФСС РФ. Логические ошибки выявляются в процессе проверки отправленного отчета на шлюзе фонда. Компания, получив информацию о наличии подобных ошибок в своем отчете, должна в оговоренный срок предоставить корректирующий отчет, в который внесены все необходимые исправления.

В связи с тем, что в законодательство вносятся изменения, они коснутся и формата файла отчета 4-ФСС. Устаревшую версию отправленного файла шлюз фонда не примет и выдаст сообщение об ошибке, что может привести к невыплате сумм в ФСС в требуемые сроки. Отправляя электронную форму 4-ФСС, на организацию ложится ответственность по отслеживанию корректной версии формата отправляемого файла. Используемое организацией программное обеспечение должно поддерживать актуальный на данный момент формат отчета. При подготовке отчета за предыдущие периоды необходимо готовить отчет в том формате, который был принят на тот момент.

Поданные электронные формы 4-ФСС за промежуточный период, в которых неверно заполнен порядковый номер отчетного месяца, шлюзом ФСС не принимаются, и выдается сообщение об ошибке. В соответствии с тем периодом, за который подается отчет (3 месяца, полугодие 9 месяцев, год) необходимо выбрать соответственно следующие номера отчетного месяца: 3, 6, 9 и 12. Например, при подаче отчета за июль, в поле «отчетный период» необходимо указать «полугодие». Данное ограничение действует только при заполнении электронной формы отчетности, для бумажной версии допускается использование в качестве порядкового номера любой месяц года. В связи с расширением количества организаций, которые должны отправлять отчеты в фонд только в электронном виде, данная ошибка занимает лидирующее место среди других проблем при подаче отчетов через интернет.