Новое в законах и решение Контур Диадок по ЭДО в кадрах
Разъяснения о том, как вести электронный документооборот с сотрудниками, что можно перевести в цифровой формат, и какие использовать подписи, наконец, появились в ТК РФ. В данной статье мы расскажем об произошедших изменениях в законах и возможностях модуля Диадок КЭДО для ведения кадровой документации.
С 11.11.2021 стали работать поправки в ТК РФ в соответствии с ФЗ № 377 , установившем понятие ЭДО в трудовой сфере и разрешившем обрабатывать соответствующие документы в цифровом виде без необходимости создания копий на бумажном носителе.
При этом важно отметить, что положения данного закона не распространяется на дистанционных сотрудников, для регулирования ЭДО с которыми необходимо ориентироваться на гл. 49.1 ТК.
С чем можно будет работать «в цифре»
В цифровом виде станет возможным обрабатывать:
- Заявление и приказ на отпуск;
- Заявление об увольнении;
- Учетный табель рабочего времени;
- Трудовой договор и др.
Однако традиционного бумажного оформления все же потребуют:
- Приказ об увольнении;
- Форма акта о несчастном случае на производстве;
- Журнал по инструктажам об охране труда;
Какие ЭЦП необходимо использовать в КЭДО;
Работодателю разрешено использовать усиленную квалифицированную подпись (КЭП), а также и неквалифицированную ЭЦП (НЭП). Работникам можно применять простую электронную подпись (ПЭП), однако при отсутствии заключенного об этом соглашения с нанимателем по умолчанию используется УКЭП.
Список документации, заверяемых определенными типами ЭЦП руководителя и сотрудников:
- трудовой договор;
- внесение изменений в договоры;
- ученический договор;
- договор о материальной ответственности;
- договор на получение образования с отрывом и без отрыва от работы;
- уведомление о поправках в трудовом договоре (ТД);
- приказ или распоряжение о применении дисциплинарного взыскания;
- ознакомление с уведомлением об изменениях в ТД;
- Заявление об увольнении или его отзыв;
- отзыв заявления об увольнении;
- согласие на перевод;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Какие конкретные виды ЭЦП используются
Документы |
Работодатель |
Сотрудники |
Из списка выше |
КЭП |
КЭП, НЭП |
Иные документы |
КЭП, НЭП |
КЭП, НЭП, ПЭП |
Модуль КЭДО в Диадоке
В Диадок присутствует решение, позволяющее обеспечить весь необходимый документооборот с сотрудниками. Модуль Контур Диадок КЭДО осуществляет работу в двух вариантах: веб-версия для мобильных устройств и интеграция с кадровой системой.
Специалисты кадровой службы могут создавать, проверять и обмениваться документами, а работники имеют возможность удаленно ознакомиться и заверить их ЭЦП, а также направлять заявления кадровикам.
КЭДО в Диадоке
Читайте также:
Как ускорить процесс получения электронных подписей для сотрудников компаний и кардинальным образом снизить временные, финансовые и организационные издержки?
Одним из важнейших процессов, позволяющих компании вести свою хозяйственную деятельность, является подписание юридически значимых документов с контрагентами, что зачастую требует представления интересов юридического лица конкретными физическими лицами, выступающими от лица одной из сторон переговоров.
Сегодня вести бизнес, не используя электронную подпись, невозможно. ЭЦП используется при отправке отчетов для ФНС, при участии в тендерах, ей подписываются различные сделки при отправке юридически значимых документов своим контрагентам, при передаче информации в различные государственные инстанции.
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных ООО «Бизнес ТелеСистемы», ИНН 7718732645, КПП 771801001, ОГРН 5087746474668, зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу: 107113, Москва г, ул Шумкина, дом 20, стр 1, Эт 3 пом VIII Ком 3 (далее по тексту - Оператор).
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу. Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Имя;
- Телефон;
- E-mail.
Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору для обработки моих персональных данных в следующих целях:
- предоставление мне услуг/работ;
- направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых услуг/работ;
- подготовка и направление ответов на мои запросы;
- направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/товарах/услугах/работах Оператора.
Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес info@b-ts.ru. В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.