Электронная подпись и её использование в 2023 году

Сегодня вести бизнес, не используя электронную подпись, невозможно. ЭЦП используется при отправке отчетов для ФНС, при участии в тендерах, ей подписываются различные сделки при отправке юридически значимых документов своим контрагентам, при передаче информации в различные государственные инстанции.

Что такое ЭЦП

Электронная цифровая подпись — уникальное сочетание символов, генерация которых совершается при заверении файла, что обеспечивает гарантию оригинальности подписи (ее нельзя подделать). Фактически это замена стандартной подписи на бумаге — в соответствии с российскими законами юридическая сила обоих вариантов подписи равнозначна.

После подписания документов ЭЦП изменить или дополнить их уже невозможно, поэтому такая подпись используется не только для идентификации отправителя, но и в качестве подтверждения неизменности файла с момента его создания. Чтобы подписывать файлы, применяются криптографические утилиты, которые создают ЭЦП, заверяют подлинность сертификата и одновременно создают временную точку подписания документа.

Встречаются разные наименования, аббревиатуры — ЭЦП, КЭП, УКЭП. Что это и чем отличаются? Здесь все просто: ЭЦП — электронная цифровая подпись — все то, о чем речь шла выше. Это общее название электронной подписи. Но существует несколько видов ЭЦП (об этом подробнее чуть ниже), один из них — (У)КЭП, (усиленная) квалифицированная электронная подпись, она имеет наивысший уровень защиты и применяется, когда речь идет об обмене документами с госструктурами, финансовыми, страховыми и коммерческими компаниями, ФНС и так далее.

Виды ЭЦП и их особенности

В соответствии со ст.5 63-ФЗ сегодня актуальны 3 варианта ЭЦП:

1. Простая (ЭП). Речь идет о сочетании логина-пароль, а также поступающем по SMS либо email коде подтверждения. Фактически этот вариант нельзя назвать аналогом стандартной подписи на документе, но таким образом стороны соглашаются с условиями. Недостаточная степень надежности простой ЭЦП не позволяет использовать ее для ЭДО с госструктурами, для торгов и так далее, основная сфера ее применения — вход на тот или иной веб-ресурс, подтверждение той или иной операции.
2. Неквалифицированная (НЭП). Закодированные данные, которые создаются специальными программами через криптографическое преобразование информации, хранящейся на сервере либо на физическом носителе. Неквалифицированная подпись имеет более высокий уровень надежности по сравнению с простой, поэтому может использоваться при ведении документооборота внутри компании, при обмене отчетами с контрагентами. Однако, взаимодействовать с ее помощью с госорганами все также нельзя.
3. Квалифицированная (КЭП). Определяет субъекта, подписывающего документ, гарантирует оригинальность файла, отсутствие изменений с момента его создания. Характеризуется максимальной степенью безопасности. Ключ оформляется в УЦ (удостоверяющем центре), у которого есть аккредитация от налоговой или Минцифры. С помощью КЭП можно заверять документы, отчетность для госорганов, контролирующих организаций, контрагентов и так далее.

Почему вам нужно приобрести ЭЦП

У электронной подписи есть несколько преимуществ перед стандартной подписью на бумаге, перечислим основные:

• вы можете подписать любой документ, вне зависимости от того, где именно вы находитесь — подпись ставится дистанционно;
• гарантия оригинальности подписи. Второй раз генерация такой же комбинации символов исключена;
• операционная деятельность компании существенно упрощается, документооборот делается более эффективным, затраты на него сокращаются, минимизируются различные риски, в том числе, по судам с персоналом или с контрагентами;
• вы можете подавать заявки на участие в госзакупках, реализовывать маркированную продукцию.

ЭЦП: функции и возможности

Сегодня почти нереально найти ИП, и тем более юрлицо, которые хотя бы единожды не применяли ЭЦП. Более того, даже физлица регулярно используют ЭП, вполне возможно, не осознавая этого. Так, если вы совершаете онлайн-покупку и вам нужно вставить код, полученный в СМС от банка — это простой формат ЭП. Логин и пароль, который вы вводите, заходя на портал Госуслуг — это упрощенный аналог ЭЦП. В общем, взаимодействие с информационными, медицинскими, образовательными системами, госорганами часто сопровождается использованием ЭЦП.

Но более всего востребована ЭЦП среди юрлиц, они применяют подпись, когда:

• участвуют в электронных торгах;
• обмениваются файлами с контрагентами, со своими сотрудниками, с госорганами;
• подают иски в арбитраж;
• сдают отчетность. Многие госорганы принимают отчетность только в электронном формате, например, Росстат, также СФР, ФНС.

Итак, о том, что ЭЦП сегодня не роскошь, а необходимость, мы поговорили. Теперь поговорим о том, как оформить подпись. В целом процесс несложный, но есть нюансы, определяемые тем, кто именно оформляет сертификат.

Особенности получения КЭП руководителем

Говорим именно о КЭП, потому что юридические лица используют именно этот вид электронной подписи.

Электронную подпись сегодня выпускают на гендиректора компании, который представляет ее интересы, не используя доверенность. Формируемый ключ не копируется, соответственно, его не получится передать сотруднику.

В зависимости от того, о какой организации идет речь, сертификат руководителя оформляется в разных местах:

• если мы говорим про коммерческие компании, необходимо обратиться в ФНС или в Доверенные Удостоверяющие центры (ДУЦ);
• для финансовых учреждений (банки) сертификат формируется в УЦ Банка РФ;
• наконец, сертификаты для государственных учреждений можно заказать в Казначействе.

Вне зависимости от того, для какой организации вы получаете сертификат подписи, куда вы для этого обращаетесь, необходимо подготовить список документов. В обязательном порядке нужно будет предъявить паспорт, СНИЛС, также необходимо будет заполнить заявление на формирование подписи. Этот список может дополняться другими документами — копией устава компании с поправками, выпиской из ЕГРЮЛ и так далее.

Наконец, потребуется токен, на который записывается ЭЦП, это USB-носитель Type-A с высоким уровнем защиты. Сотрудник УЦ также выдаст сертификат.

Создание ЭЦП занимает немного времени — обычно уже в день обращения пользователь получает изготовленную подпись.

Особенности получения электронной подписи работником компании

Руководитель компании — не единственное лицо в организации, который регулярно ставит свою подпись на отчетах. А учитывая тот факт, что ЭЦП не копируется и сотрудникам не передается, становится понятно, что некоторым сотрудникам организации — тем, которые также активно участвуют в документообороте — также нужна электронная подпись. Каким сотрудникам стоит оформить ЭЦП:

1. Кадровику. Чтобы организовать эффективный и быстрый кадровый документооборот с персоналом, работающим удаленно, чтобы оформлять электронные трудовые книжки и больничные листы. Кроме того, подпись требуется при передаче данных онлайн в различные государственные структуры, начиная от службы занятости, заканчивая Росстатом, СФР.
2. Бухгалтеру. Огромное количество отчетов бухгалтерия направляет в СФР, ФНС, Центробанк и другие организации. Естественно, все документы нужно заверять. Кроме того, бухгалтеры подписывают первичную документацию и бумаги, участвующие в ЭДО.
3. Юристу. Юридический отдел подписывает договоры, заключает сделки, подает электронные иски, взаимодействует с госструктурами, заключает допсоглашения в рамках ЭДО и так далее. Все эти документы, отчеты, претензии, иски необходимо заверять электронной подписью.

Особенности получения электронной подписи физлицом

Чтобы оформить персональный ключ ЭЦП, физлицу следует прийти в имеющий аккредитацию УЦ с заполненным заявлением, паспортом, ИНН и СНИЛСом. Также потребуется носитель типа А. А вот предоставлять доверенность от работодателя не требуется, так как физлицо имеет право использовать сертификат вне зависимости от того, где работает. Причем ЭЦП не меняется, даже если человек решил уволиться или начал совмещать несколько мест работы — в этих случаях просто выпускается машиночитаемая доверенность (МЧД).

Особенности получения электронной подписи ИП

В соответствии с российскими законами ИП — не юридическое лицо. При этом гражданин имеет определенный статус. Фактически процедура формирования ЭЦП для ИП аналогична процедуре выпуска подписи для физических лиц, но есть отличие: на сертификате будут указаны не только персональные данные владельца подписи, но также ОГРНИП, то есть, данные о регистрационном номере.

Подготовьте документы и отправляйтесь в налоговую или аккредитованный УЦ: кроме паспорта и СНИЛСА, также потребуется ИНН.

В том случае, если у индивидуального предпринимателя есть работники в найме и им по работе необходимо использовать ЭЦП, нужно будет каждому из них создать свою подпись — алгоритм создания будет максимально прост, как у физлиц.

Особенности оформления электронной подписи самозанятым

Использование электронной подписи самозанятым открывает для него большие возможности, практически стирая любые территориальные, географические границы, позволяя работать с заказчиками, которые находятся в других городах и странах. Электронная подпись позволяет не только заключать договоры, но также использовать по максимуму электронные сервисы, госуслуги.

Как правило, работа самозанятых с клиентами ведется на специальных платформах, где достаточно использования простой подписи. При этом онлайн-кассы самозанятым не нужны, также они не сдают налоговые отчеты на профдоход. Однако операций, где необходима подпись, немало — это могут быть личные задачи либо обмен бумагами в формате ЭДО, что особенно удобно и выгодно при взаимодействии с клиентами.

Для того чтобы получить подпись, самозанятому достаточно обратиться в УЦ с аккредитацией Минцифры. Процедура оформления подписи полностью аналогична процедуре создания ЭЦП для физлиц.

Про выпуск электронной подписи

С начала 2022 за выпуск КЭП для руководителей юрлиц и ИП отвечает ФНС или ДУЦ от ФНС, а за выпуск КЭП для сотрудников юрлиц и физлиц отвечает аккредитованное УЦ.

Учтите, оформление ключа по доверенности невозможно. Создание и выдача подписи выполняется лично в руки ее будущему владельцу.

ЭДО и ЭЦП

Связь между ЭДО и ЭЦП очевидна. Подпись создает файлы и отметки, участвующие в ЭДО, юридически значимыми. К будущему году государство РФ собирается окончательно перевести бизнес на ЭДО, и уже сегодня многие госструктуры принимают и отправляют документацию дистанционно в виде файлов.

Внедрение ЭДО в деятельность компании оправдано со всех точек зрения: ЭДО позволяет сэкономить много сил, времени и денег, отказавшись от трудоемкой обработки первичных бумажных документов.

Возможность использования разных ЭЦП для разных задач позволяет действовать в каждой ситуации максимально эффективно. Так, если вам нужно отправить документы в государственный орган, используйте КЭП, самую защищенную подпись, а для кадрового делопроизводства вполне подойдет и неквалифицированная электронная подпись.

Наличие ЭЦП облегчает процесс получения государственных услуг от бизнеса, заключение и закрытие сделок, взаимодействие со страховщиками, банками так далее. ЭЦП увеличивает скорость, повышает уровень безопасности, комфорта и эффективности делового общения.

В текущем году электронная подпись доступна каждому — не только руководителям компаний, ИП и самозанятым, но и физлицам.