Как поправки в 63-ФЗ изменят бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения коснутся всех компаний, использующих электронные подписи. В статье мы расскажем, каков порядок получения КЭП руководителями и сотрудниками, для чего формируется электронная доверенность, какие нововведения появятся в Диадоке в связи с принятием нового закона.

В связи с принятием закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ внесены изменения в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Отдельные положения уже вступили в действие, остальные будут введены после принятия соответствующих НПА. Некоторые изменения начнут действовать с января 2022 года.

Что меняется для пользователей в сертификатах электронных подписей

КЭП руководителя

С 01.07.2021 глава компании или индивидуальный предприниматель сможет получить сертификат КЭП бесплатно в отделении налоговой или у доверенного лица ФНС. С начала 2022 года в остальных УЦ нельзя будет получить КЭП руководителя. На данный момент действуют два доверенных УЦ налоговой службы. Их список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. Директора кредитных и финансовых организаций смогут получить КЭП только в УЦ Банка России, а главы госорганов – в УЦ Федерального казначейства.

Для получения сертификата нужно лично обратиться в соответствующие организации. При первичном обращении получить подпись может лишь ее владелец, а при повторных – личность можно удостоверять действующей электронной подписью или биометрией (приказ от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).

Электронная подпись руководителя выдается в единственном экземпляре на физическом носителе (токене). Таким образом, КЭП нельзя перенести в реестр на ПК. Токен устанавливается только на компьютер руководителя. Кроме того, автоматическое подписание усложнится из-за использования в компании нескольких серверов.

КЭП физического лица

КЭП физического лица получают остальные сотрудники компании, имеющие право подписи документов. В отличие от КЭП руководителя, в подписи физлица есть только данные сотрудника (ФИО, ИНН, адрес и т.д.), а реквизиты компании отсутствуют.

Для получения сертификата можно обратиться в любой аккредитованный УЦ. Физлица могут использовать эту подпись для личных целей, а подпись организации – только по электронной доверенности.

На сегодняшний день работники используют КЭП юрлиц, включающие как сведения о копании, так и данные физлица. Основные отличия от настоящей схемы:

• Необходимо приобрести новый сертификат физлица.
• На работника должна быть создана машиночитаемая доверенность (МЧД).
• МЧД подписывает глава компании или ИП.
• При подписании документов кроме сертификата указывается информация о МЧД или прикладывается файл доверенности (НПА на утверждении).

Какие сертификаты КЭП допустимо использовать в 2022 году

В случае, если срок действия КЭП не закончился до начала 2022 года, их можно использовать до конца этого срока без перевыпуска (письмо № ОП-П15-085-33604). Это распространяется на все сертификаты, полученные в аккредитованных УЦ.

Срок использования КЭП зависит от прохождения УЦ, в котором выдан сертификат, аккредитации по новым требования законодательства. Найти свой вариант можно в таблицах ниже.

УЦ прошел аккредитацию по новому законодательству:

УЦ не прошел аккредитацию:

Когда машиночитаемая доверенность станет обязательной

МЧД создается в формате .xml и подписывается УКЭП компании или ИП. Применение доверенности регулируется следующими приказами:

• от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»;
• от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи»;
• от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях».

НПА начинают действовать с начала марта 2022 года. Стоит отметить, что по федеральному закону № 476-ФЗ МЧД станет обязательной с начала 2022 года. Ожидается, что до начала года изменения, утверждающие перенос срока, будут утверждены.

В октябре 2021 года в Правительстве РФ прошло четвертое совещание межведомственной рабочей группы по развитию электронного документооборота в хоздеятельности. Было объявлено, что в скором времени будут утверждены постановления Правительства и создана база НПА для использования МЧД.

Что важно учесть пользователям ЭДО

Нужно учесть, что использование МЧД может изменить процесс подготовки документов и время их подписания. Наши эксперты рекомендуют внести изменения в рабочие процессы:

• Настроить подписание документов напрямую КЭП бухгалтера, специалиста по тендерам и других уполномоченных сотрудников.
• Внести соответствующие изменения в НПА компании.
• Спланировать бюджет с учетом возможного увеличения количества сертификатов сотрудников.
• Продумать оплату сертификатов физлиц.
• Решить, нужны ли изменения в ЭДО, доработать учетные системы до начала действия изменений.

Если нужно перевыпустить сертификат КЭП юрлица, нужно посетить УЦ до конца 2021 года. Перечень аккредитованных УЦ можно найти на официальном сайте Минцифры.

Готовящиеся изменения в Диадок

Изменения затронут работу с сертификатами физлиц. В процесс подписания станет возможным добавить МЧД.